荷蘭法律規定的財政保留義務
更新於 26 年 2023 月 XNUMX 日
當您創辦荷蘭企業時，您需要遵守所有規範商業環境的荷蘭法律。 其中一項法律就是所謂的財政保留義務。 這本質上告訴您，您需要將您的業務管理存檔一定年限。 為什麼？ 因為這使得荷蘭稅務機關可以在他們認為合適的時候檢查您的管理。 稅收保留義務是一項適用於荷蘭所有企業家的法律義務。 如果您習慣使用相當舊的文件和歸檔管理的方式，這可能是一個相當大的挑戰。 甚至很有可能，您在不知情的情況下沒有遵守保留義務。
從本質上講，財政保留義務規定，荷蘭所有企業家都有法律義務保留其公司的管理權七年。 請注意，對於某些文件，保留期限為七年，但對於其他文件，保留期限為十年。 這些文件還需要以某種方式存儲，以便荷蘭稅務機關的檢查員能夠在合理的時間內輕鬆檢查管理情況。 在本文中，我們將概述財政保留義務對您的公司意味著什麼、如何遵守它以及需要注意哪些陷阱。
有關財政保留義務的信息
正如我們上面已經解釋的那樣，所有荷蘭企業主都有法律義務向荷蘭稅務機關提供七年前檢查政府的機會。 這適用於有關您的財務支出和收入的基本數據，例如總賬、庫存管理、應收賬款和應付賬款、採購和銷售管理以及工資管理。 因此，在任何特定財政年度內流出和流入的所有資金，從 1st 31 月 至 XNUMX 日st 十二月。 您需要記住，這意味著每個荷蘭企業家都必須能夠在稅務機關的隨機檢查中顯示過去七年（或十年）的所有數據。 隨機意味著它們可能會突然出現，因此您通常需要做好準備。
進行檢查的可能原因有很多，儘管有時只是作為一般審計進行。 稅務機關可能只是決定您需要定期檢查，以確保您所做的一切都是合法的，並且您的管理是最新的。 這些檢查是隨機發生的，但並不經常發生。 在其他情況下，稅務機關決定對您進行檢查的原因大多是明確的。 例如，您提交了稅務機關認為可疑的納稅申報表。 或者您可以考慮由稅務檢查員對您的供應商、業務合作夥伴或其他相關第三方進行調查。 然後檢查員請求訪問您的管理部門，並查看他是否能夠發現錯誤或違規行為。 這就是為什麼簿記員和會計師經常向他們的客戶指出，運行設計良好且簡潔的管理非常重要。
不僅因為稅務機關可以介入您的管理，還因為專門為您和您的公司提供其他好處。 如果您管理良好，那麼這可以讓您深入了解您的財務數據。 您可以將其視為類似於一本家庭簿：您可以監控所有進出的資金。 這意味著您確切地知道哪裡存在問題，例如，當您在資產上的支出超過實際賺取的利潤時。 儘管檢查員敲門的機會可能不大，但讓管理井然有序仍然是明智之舉。 對於企業家來說，會計也是做出明智決策的可靠數據來源。 這意味著更容易決定何時投資新事物，而不是在一段時間內減少投資並賺更多錢。 它為您提供了公司盈利能力的總體前景，如果您想取得真正的成功，這一點非常重要。
什麼時候適用10年的保留義務期？
正如我們上面簡要提到的，常規保留期限為 7 年。 在某些情況下，企業家需要將信息和數據存儲更長的時間，即10年。 適用此長期保留義務的情況之一是您擁有或租用辦公樓或其他類型的營業場所。 不動產數據的保留期限為十年，因此，如果您通過公司擁有任何類型的財產，則您的保留期限會更長。 當您的公司提供或參與提供廣播電視廣播服務、電子服務和/或電信服務，並且還選擇了所謂的 OSS 計劃（一站式服務）時，同樣適用。 請記住，實際上完全有可能與稅務機關就某些法規或安排達成協議，例如：
- 管理應該有多詳細
- 記錄的保存方式
- 保留基本數據以外的數據的時間較短
如果適用，還保留並更新年度創業稅扣除的“基本數據”時間登記。 保持良好的里程登記也是如此。 當您使用私家車進行商務活動時，您應該保留一輛，反之亦然：當您僅將商務車用於商務而非私人用途時。
到底誰應該繼續執政？
您可能會問的第一個問題是，誰有義務維持一個政府至少 7 年？ 事實上，每個企業主都必須這樣做。 無論您的企業規模有多大或多小：每個荷蘭企業家都有義務。 你不僅需要保留一個管理機構，而且還必須以允許稅務機關檢查的方式保留該管理機構。 因此，涉及一些規則和條例，這意味著您的管理必鬚根據荷蘭法律進行適當的管理。 您需要該管理部門正確提交增值稅申報表和社區內供應 (ICP) 申報，而且還能夠正確開展您的業務。 一般來說，這意味著您需要保留所有原始文件，以便在稅務檢查員進行檢查時向他/她出示它們。
誰可以免除保留完整的增值稅記錄？
有些企業家不需要保留完整的增值稅記錄：
- 只提供免稅商品或服務的企業家
- 非企業家但有增值稅識別號的法人實體
額外的行政義務
您是否擁有一家從事保證金商品交易的公司？ 然後，您需要承擔額外的管理義務。 什麼是保證金商品？ 保證金商品通常是您在未繳納增值稅的情況下購買的二手（二手）商品。 在一定條件下，下列物品也可視為保證金商品：
- 藝術
- 古董
- 您使用增值稅購買或進口的收藏品。
什麼屬於二手貨類別？
二手貨都是可以再次使用的商品，無論是否經過修理。 請注意，您從私人那裡購買的所有商品始終是二手商品，即使它們從未使用過。 二手商品還包括內部飼養的商品，例如馬。 當您交易保證金商品時，您需要保留記錄。 這是因為保證金貨物貿易須遵守一般管理義務。 除此之外，您對保證金商品的管理還適用不同的規則。 當然，保證金商品的購買和銷售必須保存在您的記錄中。 對於這些商品，有兩種不同的方法可以實現這一點：
- 您可以計算每件商品的增值稅，並在管理中跟踪每件商品的購買和銷售情況。 稅務機關將此稱為個人方法。
- 您可以根據申報期內的總利潤率計算增值稅。 我們稱之為全球化方法。
這兩種方法都需要遵守額外的管理義務。 那麼你使用哪種方法呢？ 這個問題可以通過說明來回答，這取決於貨物的類型，您可以使用哪種方法。 以下商品必須採用全球化方法：
- 交通工具，例如汽車、摩托車、自行車、輕便摩托車和大篷車
- 服装
- 家具
- 書籍和雜誌
- 照片、電影和錄像設備
- 錄像帶、DVD、音樂盒式磁帶、CD、LP 等
- 樂器
- 家用設備
- 電器用品
- 寵物
- 藝術品、古董和收藏品（在某些條件下，如前所述）
對於這些商品中使用的零件、配件和供應品來說，全球化方法也是強制性的，因為它們構成了利潤商品本身的組成部分。 因此，即使您在二手車上安裝了新的排氣管，它也將成為保證金（汽車）的一部分。
不符合保證金商品資格的商品
除保證金商品外，您還交易其他商品嗎？ 這意味著您的貨物不符合使用條件？ 那麼你需要應用個體方法，而不是全球化方法。 全球化方法允許您用正利潤率抵消負利潤率。 但是，單獨的方法不允許這樣做。 無論如何，只要您認為適合您，就完全可以要求荷蘭稅務機關更改方法。 僅當您是拍賣師或代表您作為拍賣師的中介人時，您才可以不應用全球化方法。 這可能是因為拍賣師充當買家和賣家之間的中間人，因此不能被視為物品的所有者。 此外，您還可以使用增值稅出售保證金商品。 您實際上可以選擇用增值稅銷售保證金商品。 您可以在下面閱讀您需要在管理中執行的操作 根據正常增值稅計劃進行銷售時的行政後果。
您在特定時間範圍內需要保留的確切文件
正如我們之前提到的，您需要將公司管理的所有基本數據保留 7 年，以便稅務機關能夠檢查這些數據。 7 年期限從任何商品或服務的當前價值到期時開始。 為了能夠解釋“當前”在這種情況下的含義，我們可以使用汽車租賃合同的例子。 想像一下，您租了一輛車，期限為 3 年。 只要合同有效，商品或服務就被視為當前的。 然而，隨著合同終止，商品或服務此時不再被使用，因此符合過期條件。 當您最後付款以支付某些費用時，情況也是如此。 從那時起，您需要連續存儲有關該商品或服務的數據 7 年，因為這是保留期實際開始的時間。 當然，您想知道需要歸檔哪些文檔和哪些數據。 基礎數據一般由以下幾部分組成：
- 總賬
- 股票管理
- 採購和銷售管理
- 應收賬款和應付賬款管理
- 工資管理
除了上述基本數據外，您還需要考慮到還必須保留所有主數據。 主數據涉及諸如有關債務人和債權人的信息以及文章文件等主題。 請注意，主數據中的所有變更都必須在事後可追溯。
發票的正確保存方法
保留義務的一個重要部分是接收和存儲數據的具體方式。 根據涵蓋該特定主題的法律規定，您必須以與收到時完全相同的方式保存對稅務重要的書籍、文件和數據載體。 因此，在其原始狀態下，意味著源數據的主要記錄。 這意味著，以數字方式接收的文檔也需要以數字方式存儲，這在一開始似乎違反直覺，因為長期以來物理存儲數據一直是常態。 這不再適用。 例如，您通過電子郵件收到的報價或發票需要存儲為數字文件，因為您接收它的原始方式是數字的。 根據保留義務的規則，您只能以數字方式存儲此報價或發票。
您應該做的另一件事是存儲您收到的文件的來源，然後以數字方式存儲每個數字文件。 僅僅保存發票本身是不夠的，因為稅務機關希望您能夠證明，在收到發票後，發票沒有被您手工調整過。 因此，您不僅可以存儲發票本身，還可以存儲附加發票的電子郵件來實現這一點。 這使得檢查員可以看到您保存為 PDF 或 Word 文件的發票與最初通過電子郵件收到的發票確實相同。 信息系統中的數據，即所謂的衍生數據，必須是可以追溯到源數據的。 當涉及到數字存儲管理時，此審計跟踪是一個重要條件。 您還可以要求客戶提供身份證明。 然而，根據 GDPR 規則，不允許複製這種形式的身份識別信息，例如將其存儲在管理機構中。 僅在強制性的情況下才允許這樣做，例如當您僱用員工時，或者人們需要證明自己的身份才能成為您提供的（某些）服務的訂戶時。
物理給藥的正確方法
您通過郵寄收到且必須保留的紙質發票或其他文件，實際上可以根據稅務機關的規定進行數字化和數字化存儲。 因此，本質上，您可以用數字文件替換源文件（即紙質發票）。 這稱為轉換。 但請記住，在這種情況下，您還需要在具有法律約束力的期限內保留原始文件，如上所述。 數字化時，您應該了解一些重要因素。 企業主通常通過掃描發票、拍攝文檔照片或將數字化工具鏈接到其會計程序（也稱為“掃描和識別”）來進行數字化。 只有通過最後一種數字化方式，才能不僅更輕鬆地而且按照正確的程序對發票進行數字化。
在有關保留義務的小冊子中，荷蘭稅務機關提到了轉換必須滿足的條件。 在此，重要的是原始文檔的安全特徵不會丟失。 這意味著，您始終將紙質發票（以紙質形式）保存七年。 尤其是現金支付的收據，稅務機關很難核實其真實性。 另一方面，也有會計師事務所與稅務機關就此達成協議的例子。 例如，辦公室已集體獲得所有客戶的許可，可以以數字方式存儲實體發票，這樣他們就不再需要在紙上保留任何內容。 作為一名企業家，明智的做法是探索您的選擇，並可能與稅務機關討論您的具體願望。 只要你保持一切乾淨、透明和合法，他們通常願意靈活地以某些方式幫助你。
存儲數字數據的正確方法
有多種方法可以正確存儲數字數據。 當然，最重要的條件是數據必須保存7（或10）年。 您是否將所有數據存儲在自己的服務器上並在自己的服務器上工作？ 然後，荷蘭財政法規定，您需要有一個良好的備份程序，同時您還需要一致地執行這些備份。 除此之外，這些備份必須存儲在與數字管理所在位置不同的位置。 例如，您可以使用外部硬盤驅動器來達到此目的。 還允許並且可以選擇雲解決方案來存儲您的數據。 您知道嗎，基於雲的會計軟件具有許多優點，例如：
- 您和您的簿記員或會計師可以從任何設備訪問數據
- 您的數據將得到安全保護，如果計算機或其他設備崩潰，您的數據不會丟失或損壞
- 您可以根據當前的真實數據告知自己並指導您的公司
- 您還可以將其他程序鏈接到會計軟件
當您牢記這些規則時，您就可以非常安全地以正確的方式存儲您的數字管理。 我們將在下面進一步概述有關數字管理的一些更有趣的細節。
有關文件和數據數字存儲的額外條件和要求
您是否在老式設備上存儲過數據？ 保留義務還意味著保留的數據必須可訪問。 因此，您需要能夠訪問並打開原始文件。 這意味著，例如，如果某些數字文件只能以這種方式查閱，則必須保留允許您訪問數據的舊設備。 您可以考慮舊的存儲介質，例如舊的軟盤或早期的 Windows 版本。 此外，大多數會計軟件包在財務上支持所謂的審計文件。 審計文件是總賬的摘錄。 但請注意，僅保留審核文件是不夠的，因為它不包括所有管理條目。 此外，請記住所有電子通信方式，例如日曆、應用程序和短信。 所有通過電子郵件、WhatsApp、短信甚至 Facebook 發送的消息都應保留，只要它們被視為屬於“業務通信”類別即可。 在進行檢查時，必須以檢查員要求的形式提供此信息。 該規則也適用於保留數字議程。
有關將紙質文件轉換為數字或存儲介質的更多信息
在某些情況下，您可以將數據從一種存儲介質傳輸到另一種存儲介質。 例如，將紙質文檔或 CD-ROM 的內容掃描到 U 盤。 當然，想要做到這一點是有一定的條件的，具體如下：
- 轉換正確且完整地完成
- 轉換後的數據在整個保留期內可用
- 您能夠在合理的時間內復制數據並使其可讀、可控
如果您成功實現這一點，您將不再需要保留紙質文件。 因此，如果您滿足上述條件，則無需再保留原始文件。 這將節省您的時間和空間，因為您不再需要進行物理管理。 所以基本上，數字版本將取代原始版本。 原則上，所有文檔都可以進行轉換，但以下文檔除外：
- 資產負債表
- 資產負債表
- 某些海關文件。
如果沒有物理管理，您實際上可以節省大量辦公空間，並為自己節省大量額外工作。 不再需要查找舊檔案或塞滿衣櫃的鞋盒。 回顧過去 10 到 20 年的數字化發展，邁向完全數字化管理是明智之舉。 以數字方式存儲的文件幾乎不可能丟失，尤其是當您使用基於雲的解決方案時。 此外，循環播放數字文件也變得更加容易和快捷。 還可以幫助您的會計師。 時不時地與您的會計師交談，並嘗試以這樣的方式建立管理機構，使您遵守法定保留義務。 在線會計程序不僅提供更可控的管理。 憑藉嚴密保護的防火牆和安全密鑰，優秀的在線會計程序會自動將您的管理存儲在雲中。 您可以將其視為一個數字保險箱，位於一個安全的地方，除了您和您的會計師之外，沒有其他人可以訪問。 或者：稅務機關，檢查員必須檢查您的賬簿。
Intercompany Solutions 可以進一步告知您有關財政保留義務的信息
正如您所看到的，財政保留義務涉及相當多的內容。 明智的做法是始終了解有關該主題的最新立法，這樣您作為企業家就知道您的運營符合所有適用的荷蘭法律。 您的會計師實際上應該告知您這一點，以及以適當和安全的方式遵守該法律的所有選項。 如果您沒有會計師並且不知道如何遵守，或者您剛剛開始自己的業務並且對此類主題不熟悉：在所有這些情況下，您可以隨時聯繫 Intercompany Solutions。 我們可以為您提供廣泛的財務和財政建議，包括您保持適當管理的最佳方式。 我們還可以在納稅和製定年度納稅申報表方面提供支持和建議。 請隨時直接與我們聯繫以獲取更多信息。
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